Automatisieren & verbinden
Wir richten CRM-Automatisierung ein und bauen sie aus: Jeder Lead wird mit seiner Quelle erfasst, der richtigen Person zugewiesen, innerhalb einer Frist nachgefasst und nach Faktoren bewertet, die Sie sehen können. Wir arbeiten in Ihrem bestehenden CRM, wo es die Logik tragen kann, und bauen Integrationen oder eine eigene Schicht, wo nicht.
CRM-Automatisierung übernimmt die manuellen Schritte zwischen dem Eingang eines Leads und dem Abschluss eines Deals: Anfragen ins CRM abtippen, entscheiden, wer sie übernimmt, an den Rückruf denken, Phasen weiterschieben, Kundendaten in die Fakturierung kopieren. Sensaria richtet sie für Kunden in der Schweiz und im Ausland im CRM ein, das sie bereits nutzen, oder in einem individuellen CRM, wenn der Prozess nicht in ein Produkt passt. Der Test ist einfach: Jeder Lead hat eine zuständige Person und einen nächsten Schritt, und der Pipeline-Report stimmt mit dem überein, was das Verkaufsteam weiss. Das passt zu B2B- und Dienstleistungsunternehmen, bei denen schon eine einzige verlorene Anfrage teuer ist.
Beginnen Sie dort, wo Leads versickern, und das sind in den meisten KMU die ersten 48 Stunden. Erfassen Sie jede Anfrage mit ihrer Quelle in einer Pipeline, weisen Sie sie nach klaren Regeln einer zuständigen Person zu, setzen Sie eine Antwortfrist mit Eskalation und verschieben Sie Deal-Phasen bei echten Ereignissen, etwa wenn eine Offerte versandt oder ein Vertrag unterschrieben wird. Lead-Scoring und Prognosen kommen später, wenn die Daten dahinter verlässlich sind.
Ein nützlicher Score kombiniert Passung (Branche, Firmengrösse, Region) mit Verhalten (besuchte Seiten, Antworten, gebuchte Termine). Halten Sie die Formel sichtbar: Jeder Lead sollte zeigen, welche Faktoren seinen Score erhöht oder gesenkt haben, und der Verkauf sollte widersprechen können. In der Engine zur Gewinnung neuer Affiliates, die wir gebaut haben, ergeben Belege, Passung, Reichweite und Erreichbarkeit zusammen einen erklärten Score, und das Sprachmodell ist nie die massgebliche Quelle für einen Score. Scores entscheiden, wer zuerst angerufen wird. Über einen Kunden entscheiden sie nicht allein.
| Situation | Vorgehen |
|---|---|
| Standard-B2B-Pipeline; Ihr CRM (HubSpot, Pipedrive, Zoho, Salesforce, Dynamics, bexio oder ähnlich) hat Workflow-Funktionen | Native Automatisierung, dazu Integration von Website und E-Mail |
| Aufträge, Verträge oder Buchungen liegen in einem ERP, Shop oder Buchungstool | Eine Integrationsschicht mit genau einem führenden System pro Feld (API-Integrationen) |
| Der Prozess passt in kein CRM, oder die Vorgaben zum Datenstandort sind streng | Ein individuelles CRM oder ein eigenes Modul neben dem CRM |
Wir empfehlen ein CRM auf Basis Ihres Prozesses, Ihrer Nutzerzahl und Ihrer Integrationen, und wir sagen es, wenn Ihr bestehendes CRM gut genug ist.
Automatisierung auf einem unordentlichen CRM verbreitet die Unordnung nur schneller. Vor dem Bau definieren wir Felder und Auswahllisten, machen bestimmte Felder in bestimmten Phasen zur Pflicht, führen Dubletten zusammen und legen fest, welches System gilt, wenn sich zwei widersprechen. Synchronisationen sind idempotent: Jeder Datensatz trägt einen eindeutigen Schlüssel, ein erneuter Lauf aktualisiert also, statt zu duplizieren. Unsere Outreach-Plattformen arbeiten so, mit eindeutigen Schlüsseln auf Quellen, Domains und versandten Nachrichten, und übergeben positive Antworten über die REST-API ins CRM des Kunden. Nach demselben Prinzip haben wir eine Synchronisation von Bestellungen zu Deals als WooCommerce-Plugin gebaut. Automatisierungen schreiben unter einem eigenen Integrationsbenutzer, damit der Verlauf eines Datensatzes zeigt, welche Änderungen von einer Regel und welche von einer Person stammen.
CRM-Daten sind Personendaten: im Sinne des revidierten Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG), in Kraft seit dem 1. September 2023, wenn sie in der Schweiz bearbeitet werden, und im Sinne der DSGVO, wenn sie Personen in der EU betreffen. In der Praxis heisst das: in der Datenschutzerklärung angeben, was Sie erheben und warum, die Daten korrekt halten, den Zugriff nach Rollen beschränken, Auskunftsbegehren beantworten können und Daten löschen, die Sie nicht mehr brauchen. Speichert das CRM Daten in einem anderen Land als dem, in dem sie erhoben wurden, prüfen Sie die Garantien des Anbieters für diese Übermittlung. Aufbewahrungsregeln und rollenbasierte Zugriffe bauen wir direkt in die Automatisierung ein, statt sie einem Richtliniendokument zu überlassen.
| Faktor | Warum er zählt |
|---|---|
| Pipelines und Phasen | Jede hat eigene Regeln, Pflichtfelder und Reports |
| Lead-Quellen | Jedes Formular, jeder Chat, jeder Marktplatz und jede Messeliste braucht ein eigenes Mapping |
| Übergaben an ERP und Buchhaltung | Aufträge und Rechnungen müssen nach den Regeln der Finanzabteilung entstehen |
| Bestehende Daten | Dubletten und uneinheitliche Felder müssen vor der Automatisierung bereinigt werden |
| Scoring und Reporting | Verlässliche Scores und Prognosen brauchen Historie und Zeit zur Validierung |
| Schulung und Akzeptanz | Automatisierung funktioniert nur, wenn das Team das CRM weiter nutzt |
Nach einer kurzen Analysephase erhalten Sie eine Festpreis-Offerte oder einen etappierten Plan. Die erste Etappe umfasst meist Erfassung, Zuweisung und Nachfassen, denn dort werden verlorene Leads am schnellsten zurückgeholt.
CRM-Automatisierung versorgt die Marketing-Automation mit Segmenten und Einwilligungen, löst E-Mails und SMS aus und erhält qualifizierte Leads von einem Chatbot. Das Gesamtbild zeigt die Lösungsseite Vertriebsautomatisierung. Wenn Sie nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, lesen Sie CRM-Automatisierung: wo anfangen.
Wir haben selbst CRM-artige Pipelines gebaut: Recherche, Scoring, Freigabe-Queues, rollenbasierte Dashboards und Übergabe ins CRM eines Kunden, in der Plattform für Startup-Outreach und ihren Schwesterinstanzen. Das prägt, wie wir ein CRM für Sie konfigurieren: explizite Regeln, sichtbare Scores, idempotente Synchronisationen und eine Dokumentation, die Ihr Team pflegen kann. Die Sensaria AG ist ein Technologieunternehmen mit Sitz in Lugano, Schweiz, und arbeitet auf Deutsch, Englisch, Italienisch und Französisch.
Was dazugehört
Webformulare, Chat, E-Mail-Anfragen und Messelisten landen in einer Pipeline, mit Quelle und UTM-Parametern und mit Abgleich auf Dubletten.
Zuweisung nach Region, Sprache, Produktlinie oder Auslastung, reihum innerhalb eines Teams, mit Stellvertretung bei Abwesenheit.
Phasen, definiert durch echte Ereignisse wie «Offerte versandt» oder «Vertrag unterschrieben», mit Pflichtfeldern pro Phase und einer festen Liste von Verlustgründen.
Antwortfristen mit Eskalation, Follow-up-E-Mails von der eigenen Adresse der zuständigen Person, Erinnerungen bei unbeantworteten Offerten.
Passung und Verhalten, kombiniert zu einem Score, der zeigt, welche Faktoren ihn ergeben haben, und der an tatsächlich gewonnenen Deals überprüft wird.
Die richtige Person erfährt vom richtigen Ereignis: sofortige Meldungen bei neuen heissen Leads, eine tägliche Zusammenfassung für alles andere.
Gewonnene Deals legen Kunde und Auftrag im ERP und einen Rechnungsentwurf in der Buchhaltung an; der Zahlungsstatus fliesst zurück ins CRM.
Reaktionszeiten, Konversion nach Quelle und Durchlaufgeschwindigkeit der Pipeline, berechnet aus dem Phasenverlauf statt aus manuellen Reports.
Typische Szenarien
Formulare aller Websites und gescannte Messekontakte landen mit ihrer Quelle in einer Pipeline und werden mit bestehenden Kunden abgeglichen.
Offerten werden aus dem CRM erstellt, bei fehlender Antwort folgen Erinnerungen, und bei Annahme entstehen Auftrag und Rechnung automatisch.
Ein gewonnener Deal eröffnet das Onboarding-Projekt, informiert das Umsetzungsteam und übernimmt den vereinbarten Umfang, damit niemand den Vertrag abtippt.
Partnerkandidaten werden recherchiert, qualifiziert und durch eine eigene Pipeline geführt, mit Freigabeschritten vor dem ersten Kontakt.
Deals ohne Aktivität über einen bestimmten Zeitraum werden mit Begründung und einem vorgeschlagenen nächsten Schritt für die zuständige Person aufgelistet.
FAQ
CRM-Automatisierung heisst, dass das CRM wiederkehrende Verkaufsarbeit selbst erledigt: Es legt Kontakte und Deals aus Webformularen und E-Mails an, weist sie der richtigen Person zu, setzt Aufgaben und Erinnerungen, verschickt Follow-ups, verschiebt Deals in die nächste Phase, wenn eine Offerte versandt oder unterschrieben wird, und übergibt gewonnene Deals an die Fakturierung. Das Verkaufsteam verbringt seine Zeit mit Gesprächen statt mit Datenerfassung.
Das hängt von Ihrem Verkaufsprozess ab, von der Zahl der Nutzer, den Sprachen und den Systemen, mit denen das CRM verbunden werden muss. HubSpot, Pipedrive, Zoho, Salesforce und Microsoft Dynamics sind verbreitete Optionen, und bexio deckt grundlegende CRM-Bedürfnisse für Unternehmen ab, die es bereits für die Buchhaltung nutzen. Vergleichen Sie den Preis pro Nutzer bei Ihrer Teamgrösse, die Workflow-Funktionen im konkreten Plan und den Speicherort der Daten.
Ja. Website-Formulare und Chat schreiben direkt über die API ins CRM, mit Quelle und UTM-Daten. Gewonnene Deals legen Kunden, Aufträge oder Rechnungsentwürfe im ERP oder in der Buchhaltung an, und der Zahlungsstatus kann zurück ins CRM fliessen. Vor dem Bau legen wir fest, welches System für welches Feld führend ist, damit sich die Systeme nie gegenseitig Daten überschreiben.
Ein Score addiert Kriterien der Passung wie Branche, Firmengrösse und Region und Verhaltenssignale wie Antworten, Besuche der Preisseite oder einen gebuchten Termin. Vertrauen entsteht durch Transparenz: Jeder Lead zeigt, welche Faktoren seinen Score ergeben, und die Gewichtungen werden an tatsächlich gewonnenen Deals überprüft. Ohne mehrere Monate saubere Historie funktionieren einfache Regeln besser als ein Modell.
Nur wenn Ihr Prozess auch nach vernünftiger Konfiguration nicht in ein Standard-CRM passt, wenn Lizenzen pro Nutzer bei Ihrer Teamgrösse sehr teuer werden oder wenn Anforderungen an Datenstandort oder Integration die Produkte ausschliessen. In den meisten Fällen ist es günstiger und schneller, ein Standard-CRM zu automatisieren. Diese Einschätzung erhalten Sie nach der Analysephase, auch wenn die Antwort lautet, beim Bestehenden zu bleiben.
Regeln für Erfassung, Zuweisung und Nachfassen in einem bestehenden CRM dauern meist wenige Wochen, inklusive Tests mit echten Leads. Übergaben an ERP oder Buchhaltung, Datenbereinigung und Reporting verlängern das Projekt, je nachdem, wie viele Systeme und Ausnahmen beteiligt sind. Wir planen in Etappen, damit der Teil, der verlorene Leads zurückholt, zuerst live geht.
Ja. Namen, E-Mail-Adressen, Gesprächsnotizen und Deal-Verlauf sind Personendaten: nach dem revidierten Schweizer Datenschutzgesetz (DSG), in Kraft seit dem 1. September 2023, für Daten, die in der Schweiz bearbeitet werden, und nach der DSGVO für Personen in der EU. Sie müssen Personen über die Bearbeitung informieren, die Daten korrekt und sicher halten, Auskunftsbegehren beantworten und löschen, was Sie nicht mehr brauchen. Rollenbasierte Zugriffe und Aufbewahrungsregeln lassen sich direkt ins CRM-Setup einbauen.
Eingesetzte Technologie
TechnologieLead-Erfassung, Zuweisung, Fristen fürs Nachfassen, erklärbares Lead-Scoring und Übergabe an die Fakturierung, im CRM oder darum herum: Jeder Lead hat eine zuständige Person und einen nächsten Schritt.