Lösung

E-Commerce-Automatisierung für Onlineshops: Bestellungen, Lager und Kundennachrichten

Sensaria verbindet Ihren Onlineshop mit Zahlungen, Buchhaltung, Lager, Versand und Kundennachrichten, damit eine Bestellung vom Checkout bis zu Rechnung und Lieferung läuft, ohne dass jemand sie abtippt. Wir arbeiten mit Shopify, WooCommerce oder einem individuellen Shop und mit den Besonderheiten Ihres Marktes, in der Schweiz etwa TWINT, QR-Rechnung und CHF-Preise inklusive MWST, sowie mit mehrsprachigen Shops.

Offerte anfragen Kontakt aufnehmen

Das Problem

Jede Bestellung heisst: Daten aus dem Shop in die Buchhaltung kopieren und den Lagerbestand in einer Tabelle nachführen. Zahlungen per Karte, Wallet und Rechnung gleichen wir von Hand ab. Jeden Tag beantworten wir dieselben «Wo ist mein Paket?»-E-Mails, und abgebrochene Warenkörbe und Stammkunden bekommen kein Follow-up, weil niemand Zeit dafür hat.

Wie es zusammenhängt

01 Bestellung eingegangen Checkout mit Karte, Wallet oder Rechnung
02 Zahlung bestätigt Verifizierter Webhook des Anbieters
03 ERP & Buchhaltung Kunde, Auftrag, Rechnung, Lager
04 Versand Rüstliste, Etikett, Sendungsnummer
05 Kundennachrichten Bestätigung, Versand, Bitte um Bewertung
06 CRM & Auswertung Segmente, Wiederholungskäufe, Margen

Bausteine

01
Shop und Checkout

Shopify, WooCommerce oder ein individueller Shop mit Preisen in der passenden Währung inklusive Steuern, mehrsprachigen Produktseiten und Karten sowie lokalen Zahlungsarten wie TWINT über einen Zahlungsanbieter.
02
Synchronisation von Bestellungen und Zahlungen

Webhooks von Shop und Zahlungsanbieter, per Signatur verifiziert und idempotent verarbeitet: Ein wiederholter Webhook erzeugt nie eine zweite Bestellung oder Rechnung.
03
Anbindung an Buchhaltung und ERP

Kunden, Aufträge und Rechnungen werden über die APIs in Ihr ERP oder Buchhaltungsprogramm geschrieben, etwa bexio oder Abacus. Bei Zahlung auf Rechnung werden die Gutschriftsanzeigen der Bank (camt.054) anhand der Zahlungsreferenz den offenen Rechnungen zugeordnet.
04
Lagersynchronisation

Ein System ist die führende Quelle für den Lagerbestand. Die Bestände werden bei jeder Änderung oder nach Zeitplan an den Shop übertragen, mit einer Warnung, wenn ein Produkt knapp wird.
05
Bestell- und Versandnachrichten

Bestellbestätigung, Versandmitteilung mit Tracking-Link, Nachfrage nach der Lieferung und Bitte um Bewertung, in der Sprache des Kunden und von einer authentifizierten Domain versendet.
06
Warenkorb-Erinnerungen und Wiederkäufe

Erinnerungen bei abgebrochenem Warenkorb und Reaktivierungskampagnen für Kunden, die Marketing zugestimmt haben, per E-Mail oder per WhatsApp, wo der Kunde eingewilligt hat.
07
Kundenservice-Chatbot

Beantwortet «Wo ist meine Bestellung?» aus Live-Bestelldaten, nachdem er Bestellnummer und E-Mail-Adresse geprüft hat, und übergibt Retouren und Reklamationen an einen Menschen.
08
Kundendaten und Reporting

Bestellhistorie im CRM, Segmente für Kampagnen und ein Dashboard mit Umsatz, Margen und Wiederholungskäufen, berechnet aus denselben Daten.

Automatisieren Sie zuerst den Weg von der Bestellung bis zum Zahlungseingang, dann das Marketing. Bestellung, Zahlung, Buchhaltung und Versand laufen bei jedem Verkauf. Jeder manuelle Schritt kostet dort bei jeder Bestellung Zeit und verursacht die meisten Fehler, die Kunden bemerken. Warenkorb-Erinnerungen und Reaktivierungskampagnen kommen danach, wenn Bestell- und Kundendaten verlässlich sind. Nutzen Sie die Apps Ihrer Shop-Plattform, wo sie den Fall abdecken; bauen Sie eine Integrationsschicht, wenn Shop, ERP, Buchhaltung und Lager sich auf dieselbe Bestellung einigen müssen.

Shop-Apps, Integrationsschicht oder Individualentwicklung?

Für einen standardmässigen Shopify- oder WooCommerce-Shop mit einem Buchhaltungstool decken Apps und Plugins oft die Grundlagen ab. Müssen sich mehrere Systeme über Bestellungen, Lager und Kunden einig sein, gibt Ihnen eine eigene Integrationsschicht die Kontrolle über Feldzuordnung, Wiederholungsversuche und Fehlermeldungen. Ein individueller Shop oder ein eigenes Modul lohnt sich für B2B-Bestellungen, Konfiguratoren oder Preisregeln, die die Plattformen nicht abbilden können.

	Shop-Apps und Plugins	Integrationsschicht	Individueller Shop oder Modul
Geeignet für	Standardabläufe auf einer Plattform	Shop plus ERP, Buchhaltung, Lager, CRM	B2B-Bestellungen, Konfiguratoren, Spezialpreise
Zeit bis zum Go-live	Am schnellsten	Mittel	Am längsten
Kontrolle	Begrenzt auf die Einstellungen der jeweiligen App	Volle Kontrolle über Feldzuordnung und Fehlerbehandlung	Voll
Typisches Risiko	Mehrere Apps schreiben dieselben Daten	Braucht Monitoring und eine klare Zuständigkeit	Die Wartung liegt bei Ihnen

Wie ist der Bestellablauf aufgebaut?

Der Webhook des Zahlungsanbieters startet den Ablauf, nicht der Klick im Checkout. Die Integration prüft die Signatur des Webhooks, kontrolliert, ob sie dieses Ereignis schon verarbeitet hat, und legt erst dann Kunde und Auftrag im ERP oder in der Buchhaltung an. Der Lagerbestand wird im führenden System reduziert und an den Shop zurückgemeldet. Der Versand erhält eine Rüstliste; das Versandetikett liefert eine Sendungsnummer, die in die Versand-E-Mail kommt.

Zahlungen auf Rechnung schliessen den Kreis: Die Bank liefert Gutschriftsanzeigen im Format ISO 20022 (camt.054), und die Integration ordnet jede Zahlungsreferenz ihrer offenen Rechnung zu. Was nicht passt, landet auf einer Prüfliste, statt erraten zu werden.

Solche Verbindungen haben wir bereits gebaut: eine Shopify-App mit Erweiterungen für Shopify Flow, Warenkorb-Erinnerungen per WhatsApp, App-Abrechnung und DSGVO-Webhooks sowie ein WooCommerce-Plugin, das neue Bestellungen in CRM-Deals verwandelt. Die Shopify-App prüft jeden eingehenden Webhook anhand seiner HMAC-Signatur und ignoriert Ereignisse, die sie schon verarbeitet hat.

Beispiel: ein Outdoor-Shop in Graubünden

Beispielszenario, kein Kundenprojekt.

Ein Geschäft mit Laden in Chur und Onlineshop verkauft Kletter- und Skitourenausrüstung auf Deutsch, Italienisch und Englisch. Bestellungen werden aus WooCommerce in Abacus kopiert, der Lagerbestand wird nachts in einer Tabelle korrigiert, und zwei Personen beantworten E-Mails zum Bestellstatus.

Nach dem Projekt legt eine bezahlte Bestellung (Karte oder TWINT) Kunde und Rechnung über die REST API von Abacus an. Abacus führt künftig als einziges System den Lagerbestand für Laden und Onlineshop, und der Onlineshop liest die Bestände alle paar Minuten aus. Tourenschuhe, die gerade im Laden verkauft wurden, werden so nicht ein zweites Mal online verkauft. Der Kunde erhält eine Bestätigung in seiner Sprache, danach eine Versandmitteilung mit Tracking. Der Chatbot beantwortet Statusfragen aus Live-Daten. Zahlungen von Geschäftskunden, die per QR-Rechnung bezahlen, werden automatisch aus der Bankdatei zugeordnet. Kunden mit Einwilligung erhalten eine Erinnerung, wenn sie einen Warenkorb verlassen, und eine Nachricht vor der nächsten Skitourensaison.

Welche Regeln gelten, zum Beispiel für einen Shop in der Schweiz?

Welche Regeln gelten, hängt davon ab, wo Sie verkaufen. Für Verkäufe an Kunden in der Schweiz stellt das Bundesgesetz gegen den unlauteren Wettbewerb zwei Regeln für Onlineshops auf. Art. 3 Abs. 1 lit. s UWG verlangt klare Angaben zu Identität und Kontaktdaten des Anbieters, einen transparenten Bestellablauf, eine Möglichkeit zur Korrektur von Eingabefehlern und eine unverzügliche elektronische Bestellbestätigung. Lit. o verlangt eine Einwilligung für Werbung per E-Mail oder SMS, mit einer engen Ausnahme für bestehende Kunden.

Darüber hinaus verlangt die Preisbekanntgabeverordnung (PBV) Preise für Konsumentinnen und Konsumenten in CHF inklusive MWST (Normalsatz 8,1 % seit dem 1. Januar 2024; für manche Waren wie Lebensmittel gelten reduzierte Sätze). Die QR-Rechnung hat am 30. September 2022 die alten roten und orangen Einzahlungsscheine abgelöst, und Rechnungen können eine strukturierte Referenz tragen (QR-Referenz oder Creditor Reference), die eine automatische Zuordnung ermöglicht. TWINT ist online über Zahlungsanbieter wie Stripe und Schweizer Payment Service Provider verfügbar. Nach dem revidierten DSG muss Ihre Datenschutzerklärung die Länder nennen, in denen Shop-, Zahlungs- und E-Mail-Anbieter Kundendaten speichern, sofern das ausserhalb der Schweiz geschieht. Wer an Konsumentinnen und Konsumenten in der EU verkauft, beachtet zusätzlich die DSGVO, die nationalen E-Privacy-Regeln und seit dem 28. Juni 2025 den European Accessibility Act.

Wie läuft ein Projekt ab?

Analyse. Wir verfolgen zehn echte Bestellungen vom Checkout bis zu Lieferung und Zahlung und notieren jeden manuellen Schritt.
Architektur. Führendes System für Kunden, Bestellungen und Lager; Feldzuordnung; Ereignisliste; Fehlerbehandlung.
Umsetzung. Integrationen und Nachrichtenvorlagen in einem Staging-Shop mit Testzahlungen.
Go-live. Zuerst die Bestellsynchronisation, dann die Nachrichten, dann das Lager; alte und neue Abläufe laufen kurze Zeit parallel.
Optimierung. Fehlerlisten und Support-E-Mails auswerten, um den nächsten lohnenden Automatisierungsschritt zu finden.

Nach der Analyse erhalten Sie eine Offerte mit Festpreis oder in Phasen. Kundennachrichten über alle Kanäle behandelt die Lösung Kundenkommunikation ausführlicher.

FAQ

Häufige Fragen

Was ist E-Commerce-Automatisierung?

Es sind die Verbindungen, über die eine Onlinebestellung ohne manuelle Schritte durch Zahlung, Buchhaltung, Lager, Versand und Kundennachrichten läuft. Shop, Zahlungsanbieter, ERP oder Buchhaltungstool und Nachrichtensystem tauschen Daten über APIs und Webhooks aus. Menschen kümmern sich um Ausnahmen wie eine fehlgeschlagene Zahlung oder ein beschädigtes Paket, statt jede Bestellung zu kopieren.

Können Sie unseren Shopify- oder WooCommerce-Shop mit unserer Buchhaltung oder unserem ERP verbinden?

Ja, sofern wir auf beiden Seiten API-Zugriff erhalten. Shopify und WooCommerce senden Webhooks für neue Bestellungen, und viele Buchhaltungs- und ERP-Programme, etwa bexio und Abacus, veröffentlichen APIs für Kunden, Aufträge und Rechnungen. Wir ordnen die Felder zu (Kundennummern, Steuercodes, Versandkosten, Rabatte), verarbeiten jede Bestellung genau einmal und alarmieren jemanden, wenn ein Datensatz abgewiesen wird. Eine Shopify-App und eine Bestellsynchronisation von WooCommerce ins CRM haben wir bereits gebaut.

Brauchen wir eine Einwilligung für Warenkorb-Erinnerungen per E-Mail?

Wir behandeln Warenkorb-Erinnerungen als Werbung. In der Schweiz verlangt das UWG für Massenwerbung per E-Mail oder SMS eine Einwilligung, mit einer Ausnahme für bestehende Kunden, die ähnliche Produkte kaufen und eine Abmeldemöglichkeit erhalten haben; in der EU gelten die DSGVO und die nationalen E-Privacy-Regeln. Wer einen Warenkorb ohne Kauf verlassen hat, ist noch nicht eindeutig Kunde. Deshalb senden wir Erinnerungen nur an Personen, die eine Einwilligungs-Checkbox angekreuzt haben. Fragen Sie Ihre Anwältin oder Ihren Anwalt, wenn Sie die Grenze anders ziehen möchten.

Ist eine Bestellbestätigung per E-Mail gesetzlich vorgeschrieben?

In der Schweiz verlangt das UWG (Art. 3 Abs. 1 lit. s), dass Onlinehändler die Bestellung des Kunden unverzüglich elektronisch bestätigen. Es verlangt ausserdem klare Angaben zu Identität und Kontaktadresse des Anbieters, zu den technischen Schritten bis zum Vertragsabschluss und eine Möglichkeit, Eingabefehler vor der Bestellung zu korrigieren. In der EU verlangt die E-Commerce-Richtlinie ebenfalls eine unverzügliche elektronische Bestätigung des Bestelleingangs. Eine automatische Bestätigungs-E-Mail deckt diesen Teil zuverlässig ab.

Können wir lokale Zahlungsarten wie TWINT anbieten?

Ja, über einen Zahlungsanbieter, der die Zahlungsart unterstützt. TWINT in der Schweiz bieten zum Beispiel Stripe und mehrere Schweizer Payment Service Provider an, meist zusammen mit Karten. Der Kunde bestätigt die Zahlung in der App, und der Anbieter informiert Ihren Shop per Webhook. Wir integrieren über den Anbieter Ihrer Wahl und stellen sicher, dass die bestätigte Zahlung den Bestellablauf auslöst, nicht der Klick im Checkout.

Was sollten wir in unserem Onlineshop zuerst automatisieren?

Den Weg von der Bestellung bis zum Zahlungseingang: Bestellung, Zahlung, Buchhaltung und Versand. Er läuft bei jedem Verkauf, Fehler kosten hier also Geld und das Vertrauen der Kunden. Danach kommen die Standardnachrichten an Kunden und die Lagersynchronisation. Warenkorb-Erinnerungen, Reaktivierungskampagnen und detaillierte Auswertungen folgen an dritter Stelle, sobald Bestell- und Kundendaten verlässlich genug sind.

Projekt besprechen

Bestellungen, Zahlungen, Lager, Buchhaltung und Kundennachrichten zwischen Shop, ERP und CRM verbunden: Jeder Verkauf läuft ohne Copy-and-paste durch, und Kunden wissen immer, wo ihre Bestellung ist.