Prozessautomatisierung und interne Geschäftssysteme für KMU

Ersetzen Sie Ihr ERP nicht, um ein Prozessproblem zu lösen. In den meisten KMU erfüllt das ERP- oder Buchhaltungssystem seine Kernaufgabe gut genug; die Probleme liegen in den Prozessen rundherum: Freigaben per E-Mail, Planung in Excel, Reports von Hand zusammengestellt, Daten doppelt erfasst. Setzen Sie Prozessautomatisierung für die Datenflüsse zwischen den Systemen ein, die Sie behalten, und entwickeln Sie ein kleines internes Tool für den einen Prozess, den kein Standardprodukt abdeckt. Ersetzen Sie ein Kernsystem nur, wenn es Sie tatsächlich blockiert.

Tabelle, Low-Code, Standardmodul oder individuelles Tool?

Jede Option hat einen Punkt, an dem sie nicht mehr funktioniert. Tabellen versagen, sobald mehrere Personen sie bearbeiten oder ihre Daten ein anderes System erreichen müssen. Low-Code-Connectors stossen an Grenzen, wenn die Logik verzweigt oder Fehler behandelt werden müssen. Ein Standardmodul wird zur Sammlung von Umwegen, wenn Ihr Prozess vom Modell des Herstellers abweicht. Individuelle Tools lohnen sich für Prozesse, die spezifisch für Ihr Geschäft sind, solange die erste Version klein bleibt.

Option	Geeignet für	Stösst an Grenzen, wenn
Tabellen und E-Mail	Eine verantwortliche Person, geringes Volumen	Mehrere Personen sie bearbeiten oder Daten andere Systeme erreichen müssen
Low-Code-Connectors (Zapier, Make, n8n)	Einfache Auslöser zwischen Cloud-Tools	Die Logik verzweigt, das Volumen wächst, Fehler unbemerkt bleiben
Standard-Softwaremodul	Prozesse, die Ihr ERP-Hersteller bereits abbildet	Ihr Prozess abweicht und sich Umwege häufen
Individuelles internes Tool plus Integrationen	Kernprozesse, die spezifisch für Ihr Geschäft sind	Der Umfang nicht kontrolliert wird; mit einem Prozess beginnen

Wie ist ein internes System aufgebaut?

Wir beginnen mit dem Datenmodell: Welche Objekte gibt es (Einsatz, Auftrag, Kunde, Maschine), welches System ist für welches Objekt führend, und wer darf was sehen oder ändern? Das interne Tool ist eine Webanwendung mit rollenbasiertem Zugriff und Audit-Log auf Basis von PostgreSQL. Hintergrundjobs führen die Abläufe aus und synchronisieren über die API mit dem ERP oder der Buchhaltung, nach Zeitplan oder bei Ereignissen. Jeder Durchlauf wird protokolliert, sodass eine fehlgeschlagene Synchronisation mit ihrer Ursache auf einer Fehlerliste erscheint.

Zwei Gewohnheiten aus unseren eigenen Projekten übernehmen wir. Geschäftsregeln (Schwellenwerte, Zeitfenster, Prioritäten) sind Einstellungen, kein Code, damit Sie sie ohne neues Release ändern können. Und Integrationen mit fremden Systemen sind nur lesend, solange Schreiben nicht nötig ist. Im System zur Reaktivierung von Affiliates, das wir für einen SaaS-Kunden gebaut haben, darf die Verbindung zur Tracking-Plattform des Kunden nur Leseoperationen aus einer Allowlist aufrufen, und ein Test belegt, dass ein vollständiger Import keine Schreibaufrufe auslöst.

Beispiel: ein Gebäudetechnik-Unternehmen mit 40 Technikern

Beispielszenario, kein Kundenprojekt.

Ein Heizungs- und Sanitärunternehmen in der Nähe von Zürich nimmt Serviceaufträge per Telefon und E-Mail an. Die Planung läuft in einer Excel-Tabelle, die Techniker füllen Arbeitsrapporte auf Papier aus, und das Büro tippt Stunden und Material für die Fakturierung in Abacus ein, oft eine Woche später.

Die erste Version deckt einen Prozess ab: den Arbeitsrapport. Die Techniker sehen ihre Einsätze auf dem Smartphone, erfassen Stunden, Material und Fotos vor Ort, und der Kunde unterschreibt auf dem Bildschirm. Ein abgeschlossener Einsatz erzeugt über die REST API die Rechnungsdaten in Abacus. Nicht verrechnete Einsätze und offene Aufträge erscheinen auf einem Dashboard. Phase zwei holt die Planung aus Excel ins selbe Tool; Phase drei ergänzt Wartungsverträge, die automatisch Serviceeinsätze erzeugen.

Was gilt für Datenschutz und Hosting?

Für Daten, die in der Schweiz bearbeitet werden, verlangt das revidierte Datenschutzgesetz (DSG), in Kraft seit dem 1. September 2023, Datenschutz durch Technik und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 7); die DSGVO verlangt dasselbe für Personen in der EU (Art. 25). Für interne Systeme heisst das: rollenbasierter Zugriff, Audit-Log, Löschregeln und ein Hosting-Standort, der vor der Entwicklung feststeht, nicht danach.

Interne Tools speichern oft Personaldaten, darunter Arbeitszeiten und Einsatzorte. Deshalb dokumentieren wir, was gespeichert wird und warum. Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitenden sind in der Regel von der Pflicht befreit, ein Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten zu führen, ausser sie bearbeiten in grossem Umfang besonders schützenswerte Personendaten oder führen ein Profiling mit hohem Risiko durch.

Wie läuft ein Projekt ab?

1. Analyse. Wir setzen uns mit den Menschen zusammen, die die Arbeit machen, bilden den Prozess ab und zählen die manuellen Schritte.
2. Architektur. Datenmodell, Systemzuständigkeit, Rollen, Integrationen und der Umfang der ersten Version.
3. Umsetzung. In kurzen Iterationen, mit einer Testumgebung, die Ihr Team früh und oft ausprobieren kann.
4. Go-live. Zuerst ein Team oder ein Standort, mit dem alten Prozess als Rückfallebene.
5. Optimierung. Feedback der Nutzer, dann der nächste Prozess auf derselben Grundlage.

Nach der Analyse erhalten Sie eine Offerte mit Festpreis oder in Phasen. Die grundsätzliche Frage, welche Systeme Sie behalten, verbinden oder ersetzen, behandelt die Lösung Digitalisierung für KMU.