B2B-SaaS · Partnerprogramme für Startups
Plattform für Startup-Recherche und Outreach: von öffentlichen Launch-Quellen zum verifizierten, persönlichen Erstkontakt
Eine täglich laufende Pipeline, die junge Startups in öffentlichen Launch-Quellen findet, ihre Kontakte verifiziert und sie persönlich anschreibt: mit Versandlimiten, Opt-out-Verarbeitung, Antwort-Tracking und CRM-Übergabe.
- Kunde
- Kunde vertraulich
- Branche
- B2B-SaaS · Partnerprogramme für Startups
- Jahr
- 2026
Ausgangslage
Ein SaaS-Unternehmen bietet jungen Startups sein Produkt im Rahmen eines Programms zu Sonderkonditionen an. Neue Startups erscheinen täglich auf Launch-Plattformen, in Entwickler-Communities, in Startup-Verzeichnissen und auf regionalen Plattformen; sie von Hand zu finden, ist mühsam. Eine Kontaktaufnahme kam nur in Frage, wenn jede Nachricht persönlich war, innerhalb strikter Limiten verschickt wurde, den Absender klar nannte und sich mit einer einfachen Antwort ablehnen liess.
Lösung
Wir haben eine täglich laufende Pipeline gebaut: Sie sammelt neue Launches, durchsucht die Website jedes Startups nach Kontaktkanälen, verifiziert die Adressen, bewertet den Lead und stellt eine lokalisierte, A/B-getestete Erstnachricht in die Warteschlange. Der Versand läuft unter Limiten pro Tag, pro Stunde und pro Domain, mit einer schrittweisen Warm-up-Phase. Antworten und Bounces werden per IMAP gelesen: Jede Antwort stoppt die Sequenz, eine KI klassifiziert sie, und positive Leads gehen ins CRM des Kunden. Manager arbeiten in einem rollenbasierten Dashboard mit Freigabe-Warteschlangen, Template- und Absenderverwaltung, Auswertungen pro Variante und CSV-Export.
Wie es zusammenhängt
- 01 Neue Launches sammeln
- 02 Websites crawlen, Kontakte extrahieren
- 03 Adressen verifizieren
- 04 Bewerten & deduplizieren
- 05 Freigabe durch Manager
- 06 Persönlicher Versand mit Limiten
- 07 Antwort-Tracking & CRM-Übergabe
Was wir geliefert haben
- Quellen-Connectoren für öffentliche Launch-Plattformen, Entwickler-Communities, Startup-Verzeichnisse und regionale Plattformen
- Website-Crawler, der Kontaktkanäle extrahiert, optional mit Headless-Rendering für reine JavaScript-Websites
- E-Mail-Validierung und -Verifizierung, Lead-Scoring und Deduplizierung
- Lokalisierte, A/B-getestete Outreach-Sequenzen mit Warm-up-Phase und Versandlimiten
- Antwort- und Bounce-Tracking per IMAP, KI-Klassifizierung der Antworten und Übergabe ans CRM
- Rollenbasiertes Dashboard (Viewer, Manager, Admin) mit Freigabe-Warteschlangen und Auswertungen pro Variante
- Pre-Flight-Befehl, der vor dem Go-live DNS des Absenders (SPF, DMARC, MX), Zugangsdaten und Limiten prüft
- Rund 160 automatisierte Tests in der CI sowie Schema-Migrationen
Funktionen
- Idempotente Tagesläufe: eindeutige Schlüssel auf Quelle, Domain, Warteschlangeneintrag und versendete Nachricht sowie eine atomare Reservierung, die Doppelversand verhindert
- Deduplizierung über die normalisierte Domain, mit Sperrfrist vor einer erneuten Kontaktaufnahme
- Website-Crawler, der robots.txt respektiert, auf der Ziel-Domain bleibt und mit Timeouts und Retry-Limiten arbeitet
- Jedes Template muss eine Postadresse und eine Opt-out-Zeile enthalten; das wird beim Speichern geprüft
- Opt-out-Antworten werden automatisch berücksichtigt
- Kontakte in bestimmten Rechtsordnungen gehen in die manuelle Prüfung statt in den automatischen Versand
- Warm-up-Phase, die bei steigender Bounce-Rate anhält und eine Stufe zurückgeht; der Zustellstatus wird vom E-Mail-Provider zurücksynchronisiert
- KI-generierte Einstiegssätze sind auf eine Zeile ohne Links beschränkt, mit neutralem Fallback; KI-Labels für Antworten überschreiben nie das Label eines Managers
- Fail-closed-Dashboard, das ohne Authentifizierung nicht öffentlich startet; gehashte Passwörter, Sperre nach Fehlversuchen und rollenbeschränkte Schreibaktionen
Integrationen
- API zur E-Mail-Verifizierung (OAuth 2.0 Client Credentials)
- REST-API des Kunden-CRM (OAuth 2.0 Client Credentials)
- Versand per SMTP, Antwort- und Bounce-Tracking per IMAP
- Synchronisierung des Zustellstatus vom E-Mail-Provider
- Google Gemini API für Antwortklassifizierung und Einstiegssätze
Technologien
Ergebnis
Beim Kunden in Produktion. Der Tageslauf ist idempotent: Auch ein Neustart kann dieselbe Nachricht nicht zweimal versenden. Die Plattform wurde zudem zum gemeinsamen Kern von drei weiteren Systemen für denselben Kunden, die jeweils als isolierte Instanz laufen.
Ein Kern, vier isolierte Instanzen
Diese Plattform ist der Outreach-Kern hinter drei weiteren Systemen für denselben Kunden: einer Sourcing-Engine für Agenturpartner, einem System zur Reaktivierung von Affiliates und einer Recruiting-Engine für Affiliates. Jede Instanz läuft mit eigener Datenbank, eigenem Dashboard und eigener Absenderidentität, sodass sich Daten und Absenderreputation nie vermischen. Eines teilen sie bewusst: eine globale Sperrliste. Ein Opt-out, eine Absage oder ein Bounce, den eine Instanz erfasst, gilt für alle.
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