Digitalisierung für KMU: Systeme verbinden, Prozesse digitalisieren

Für ein KMU funktioniert die digitale Transformation am besten als Abfolge kleiner Projekte, von denen jedes einen Prozess verbessert und ein funktionierendes System hinterlässt. Beginnen Sie mit einer Landkarte, wie die Arbeit tatsächlich fliesst, verbinden Sie die Systeme, die Sie behalten, bevor Sie eines ersetzen, und digitalisieren Sie die Schritte mit dem grössten manuellen Aufwand. Ersetzen Sie ein Kernsystem nur, wenn die Anbindung teurer wäre als die Migration. So bleibt das Budget in Phasen aufgeteilt, die Sie einzeln freigeben können, und der Betrieb läuft durchgehend weiter. Unsere Beratung zur Digitalisierung endet in funktionierenden Systemen, nicht in einem Strategiepapier.

Ersetzen, verbinden oder erweitern: Was passiert mit Altsystemen?

Behalten und verbinden Sie ein Altsystem, wenn es seine Aufgabe noch erfüllt und der Hersteller es unterstützt; das Problem sind meist eingeschlossene Daten, nicht das System selbst. Erweitern Sie es mit individuellen Tools, wenn der Kern funktioniert, die Prozesse rundherum aber nicht. Ersetzen Sie es, wenn der Support endet, es überhaupt keine Daten austauschen kann oder Umwege den Arbeitsalltag bestimmen. Die meisten KMU brauchen die ersten beiden Wege.

Ansatz	Wann er passt	Worauf achten
Behalten und verbinden	System funktioniert, Daten sind eingeschlossen	Alte Schnittstellen; mit echten Datenmengen testen
Mit individuellen Tools erweitern	Der Kern passt, die Prozesse rundherum nicht	Pro Datentyp ein klar führendes System
Ersetzen	Support endet, kein Datenaustausch möglich, Umwege dominieren	Datenmigration und Schulung machen den grössten Teil des Aufwands aus

Wie ist eine Transformation in Phasen aufgebaut?

Phase eins ist eine Prozess- und Systemlandkarte: jedes System, jeder Datenfluss, jeder manuelle Schritt, erstellt mit den Menschen, die die Arbeit machen. Daraus entsteht eine Liste von Änderungen, geordnet nach Aufwand und Nutzen. Jede weitere Phase nimmt den obersten Punkt der Liste: eine Integration, die Doppelerfassung beseitigt, ein Portal, das Bestellungen per E-Mail ersetzt, ein digitales Formular statt Papier, ein Dashboard statt einer monatlichen Excel-Auswertung. Jede Phase endet mit etwas, das im Alltag genutzt wird.

Die Technik darunter ist dieselbe, die wir auch sonst einsetzen: idempotente Integrationen (ein wiederholter Durchlauf erzeugt nie Duplikate), die protokolliert und überwacht werden; eine klare Zuständigkeit für jede Art von Daten; und KI dort, wo sie Aufwand spart, etwa beim Sortieren eingehender E-Mails, wobei Menschen unsichere Fälle bestätigen. Die Plattform für Startup-Recherche und Outreach, die wir für einen SaaS-Kunden gebaut haben, betreibt nach diesen Prinzipien täglich eine mehrstufige Pipeline.

Beispiel: ein Grosshändler in Familienbesitz im Tessin

Beispielszenario, kein Kundenprojekt.

Ein Baustoffgrosshändler mit 35 Mitarbeitenden beliefert Bauunternehmen im Tessin. Das ERP stammt aus dem Jahr 2009 und hat keine API, kann aber Bestelldateien aus einem Ordner importieren. Bestellungen kommen per Telefon, E-Mail und manchmal per Fax. Lieferscheine werden ausgedruckt, vor Ort unterschrieben und Wochen später wieder eingescannt.

Phase eins bildet den Prozess von der Bestellung bis zur Rechnung ab und zeigt, dass die meisten Fehler durch abgetippte Bestellungen entstehen. Phase zwei bringt ein B2B-Bestellportal auf Italienisch und Deutsch: Die Bauunternehmen sehen ihre Preise und früheren Bestellungen, und jede Bestellung wird als Datei geschrieben, die das ERP alle fünfzehn Minuten importiert. Phase drei ersetzt die Lieferscheine auf Papier durch eine Unterschrift auf dem Tablet und ein PDF an den Kunden. Phase vier ergänzt ein Dashboard mit Bestellungen, Lieferungen und offenen Rechnungen. Das ERP bleibt; über seine Ablösung wird neu entschieden, wenn der Support des Herstellers endet.

Was sollten Sie einplanen?

• Datenschutz. Das revidierte DSG, in Kraft seit dem 1. September 2023, gilt für Daten, die in der Schweiz bearbeitet werden, die DSGVO für Personen in der EU; beide verlangen Datenschutz durch Technik und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen. Legen Sie Hosting-Standort, Zugriffsrollen und Aufbewahrungsfristen in der Architekturphase fest. Werden Daten in einem anderen Land gespeichert, muss Ihre Datenschutzerklärung die Länder nennen.
• Zahlungen und Rechnungen. Rechnungen mit strukturierter Zahlungsreferenz lassen sich automatisch mit den Gutschriftsanzeigen der Bank (camt.054) abgleichen, in der Schweiz etwa über die QR-Rechnung, die am 30. September 2022 die alten Einzahlungsscheine abgelöst hat. Das ist oft ein früher Gewinn mit geringem Risiko.
• Verbreitete Buchhaltungs- und ERP-Software. Viele KMU arbeiten mit Standardprogrammen, in der Schweiz etwa bexio oder Abacus. Veröffentlicht die Software eine API, lässt sie sich anbinden statt ersetzen.
• Sprachen. Portale, Dokumente und Nachrichten brauchen oft Versionen in mehreren Sprachen, in der Schweiz etwa auf Deutsch, Französisch und Italienisch. Planen Sie das von Anfang an im Datenmodell ein.

Wie läuft ein Projekt ab?

1. Analyse. Workshops und Interviews ergeben die Prozess- und Systemlandkarte und die priorisierte Liste der Änderungen.
2. Architektur. Für die erste Phase: Zielprozess, Datenzuständigkeit, Integrationen, Hosting und Datenschutz.
3. Umsetzung. In kurzen Iterationen, getestet mit echten Daten und den Menschen, die damit arbeiten werden.
4. Go-live. Zuerst ein Team oder ein Standort, mit dem alten Prozess als Rückfallebene.
5. Optimierung. Ergebnis prüfen, dann über die nächste Phase entscheiden.

Nach der Analyse erhalten Sie eine Offerte mit Festpreis oder in Phasen. Ist Ihre dringendste Lücke ein internes Tool, lesen Sie weiter unter Interne Geschäftssysteme; wie wir generell vorgehen, zeigt unsere Arbeitsweise.