Automatiser
Nous mettons en place et étendons l'automatisation CRM des entreprises : chaque lead est enregistré avec sa source, attribué au bon responsable, relancé dans un délai fixé et noté selon des critères visibles. Nous travaillons dans votre CRM actuel lorsqu'il peut porter la logique, et développons des intégrations ou une couche sur mesure lorsqu'il ne le peut pas.
L’automatisation CRM prend en charge les étapes manuelles entre l’arrivée d’un lead et la conclusion d’une affaire : saisir les demandes dans le CRM, décider qui s’en occupe, penser à rappeler, faire avancer les étapes, recopier les données client dans la facturation. Sensaria la met en place pour des entreprises en Suisse et à l’étranger, dans le CRM qu’elles utilisent déjà ou dans un CRM sur mesure lorsque le processus ne rentre dans aucun produit. Le critère est simple : chaque lead a un responsable et une prochaine étape, et le rapport du pipeline correspond à ce que l’équipe commerciale sait. Elle convient aux entreprises B2B et de services, pour qui chaque demande perdue coûte cher.
Commencez là où les leads se perdent, c’est-à-dire, dans la plupart des PME, pendant les 48 premières heures. Enregistrez chaque demande dans un seul pipeline avec sa source, attribuez-la à un responsable selon des règles claires, fixez un délai de réponse avec escalade, et faites avancer les affaires sur des événements réels, comme l’envoi d’une offre ou la signature d’un contrat. Le scoring et les prévisions viennent plus tard, une fois que les données qui les alimentent sont fiables.
Une note utile combine l’adéquation (secteur, taille de l’entreprise, région) et le comportement (pages consultées, réponses, rendez-vous pris). Gardez la formule visible : chaque lead doit montrer quels critères ont fait monter ou baisser sa note, et les commerciaux doivent pouvoir la contester. Dans le moteur de recrutement d’affiliés que nous avons développé, les preuves, l’adéquation, l’audience et la joignabilité se combinent en une note expliquée, et le modèle de langage ne fait jamais foi pour une note. Les notes décident de qui est appelé en premier. Elles ne prennent pas seules de décision sur un client.
| Situation | Approche |
|---|---|
| Pipeline B2B standard ; votre CRM (HubSpot, Pipedrive, Zoho, Salesforce, Dynamics, bexio ou similaire) propose des workflows | Automatisation native, plus intégration du site web et des e-mails |
| Commandes, contrats ou réservations se trouvent dans un ERP, une boutique ou un outil de réservation | Une couche d’intégration avec un seul système de référence par champ (intégrations API) |
| Le processus ne rentre dans aucun CRM, ou les règles sur le lieu des données sont strictes | Un CRM sur mesure ou un module sur mesure à côté du CRM |
Nous recommandons un CRM en fonction de votre processus, du nombre d’utilisateurs et des intégrations, et nous vous le disons lorsque celui que vous avez suffit.
Automatiser un CRM en désordre propage le désordre plus vite. Avant de développer, nous définissons les champs et les listes de valeurs, rendons certains champs obligatoires à des étapes précises, fusionnons les doublons et décidons quel système l’emporte quand deux systèmes divergent. Les synchronisations sont idempotentes : chaque fiche porte une clé unique, si bien qu’une réexécution met à jour au lieu de dupliquer. Nos plateformes de prospection fonctionnent ainsi, avec des clés uniques sur les sources, les domaines et les messages envoyés, et transmettent les réponses positives au CRM du client via son API REST. Nous avons développé sur le même principe une synchronisation des commandes vers les affaires sous forme d’extension WooCommerce. Les automatisations écrivent sous un utilisateur d’intégration dédié : l’historique de chaque fiche montre quelles modifications viennent d’une règle et lesquelles d’une personne.
Les données du CRM sont des données personnelles. La loi fédérale sur la protection des données (LPD) révisée, en vigueur depuis le 1er septembre 2023, s’applique aux données traitées en Suisse ; le RGPD s’applique aux personnes dans l’UE. Concrètement, il faut indiquer dans votre déclaration de confidentialité ce que vous collectez et pourquoi, garder les données exactes, restreindre les accès par rôle, pouvoir répondre à une demande d’accès et supprimer les données dont vous n’avez plus besoin. Si le CRM stocke des données hors de Suisse ou de l’UE, vérifiez les garanties du fournisseur pour ce transfert. Nous intégrons les règles de conservation et les accès par rôle à l’automatisation au lieu de les laisser dans un document de politique interne.
| Facteur | Pourquoi il compte |
|---|---|
| Pipelines et étapes | Chacun a ses règles, ses champs obligatoires et ses rapports |
| Sources de leads | Chaque formulaire, chat, place de marché ou liste d’événement demande son propre mapping |
| Transfert vers l’ERP et la comptabilité | La création des commandes et des factures doit suivre les règles de l’équipe finance |
| Données existantes | Doublons et champs incohérents doivent être nettoyés avant l’automatisation |
| Scoring et reporting | Des notes et des prévisions fiables demandent un historique, et du temps pour les valider |
| Formation et adoption | L’automatisation ne fonctionne que si l’équipe continue d’utiliser le CRM |
Après une courte phase de découverte, nous envoyons une offre à prix forfaitaire ou par étapes. La première étape couvre en général la capture, l’attribution et les relances, car c’est là que les leads perdus se récupèrent le plus vite.
L’automatisation CRM alimente l’automatisation marketing en segments et en consentements, déclenche les e-mails et SMS et reçoit les leads qualifiés d’un chatbot. La vue d’ensemble se trouve sur la page de notre solution d’automatisation commerciale. Si vous ne savez pas par où commencer, lisez Automatisation CRM : par où commencer.
Nous avons nous-mêmes développé des pipelines de type CRM : identification, scoring, files de validation, tableaux de bord par rôle et transfert vers le CRM d’un client, dans la plateforme de prospection de startups et ses instances sœurs. Cela façonne la manière dont nous configurons un CRM pour vous : des règles explicites, des notes visibles, des synchronisations idempotentes et une documentation que votre équipe peut tenir à jour. Sensaria AG est une entreprise suisse et travaille en français, en allemand, en italien et en anglais.
Ce qui est inclus
Formulaires web, chat, demandes par e-mail et listes d'événements arrivent dans un seul pipeline, avec la source, les paramètres UTM et la détection des doublons.
Attribution par région, langue, gamme de produits ou charge de travail, en rotation au sein d'une équipe, avec un remplaçant lorsque quelqu'un est absent.
Des étapes définies par des événements réels, comme l'envoi d'une offre ou la signature d'un contrat, des champs obligatoires par étape et une liste fixe de motifs de perte.
Délais de réponse avec escalade, e-mails de relance envoyés depuis l'adresse du responsable, rappels pour les offres restées sans réponse.
Adéquation et comportement réunis dans une note qui montre quels critères l'ont produite, vérifiée au regard des affaires réellement gagnées.
La bonne personne apprend le bon événement : alertes immédiates pour les nouveaux leads chauds, résumé quotidien pour tout le reste.
Une affaire gagnée crée le client et la commande dans l'ERP et un projet de facture en comptabilité ; le statut du paiement remonte dans le CRM.
Délais de réponse, conversion par source et vitesse du pipeline, calculés à partir de l'historique des étapes plutôt que de rapports manuels.
Scénarios types
Les formulaires de chaque site et les contacts scannés sur les salons arrivent dans un seul pipeline avec leur source, rapprochés des clients existants.
Offres créées depuis le CRM, rappels lorsqu'elles restent sans réponse, puis commande et facture créées automatiquement à l'acceptation.
Une affaire gagnée ouvre le projet de mise en route, prévient l'équipe de réalisation et reprend le périmètre convenu : personne ne ressaisit le contrat.
Les partenaires potentiels sont identifiés, qualifiés et suivis dans leur propre pipeline, avec des étapes de validation avant le premier contact.
Les affaires sans activité depuis une période définie sont listées avec un motif et une prochaine étape suggérée au responsable.
FAQ
L'automatisation CRM signifie que le CRM accomplit seul le travail commercial de routine : il crée les contacts et les affaires à partir des formulaires web et des e-mails, les attribue à la bonne personne, fixe des tâches et des rappels, envoie des relances, fait avancer les affaires d'étape quand une offre est envoyée ou signée, et transmet les affaires gagnées à la facturation. L'équipe commerciale consacre son temps aux échanges plutôt qu'à la saisie.
Cela dépend de votre processus de vente, du nombre d'utilisateurs, des langues et des systèmes auxquels le CRM doit se connecter. HubSpot, Pipedrive, Zoho, Salesforce et Microsoft Dynamics sont des choix courants ; en Suisse, bexio couvre aussi les besoins CRM de base des entreprises qui l'utilisent déjà pour leur comptabilité. Comparez le prix par utilisateur pour la taille de votre équipe, les fonctions de workflow incluses dans la formule visée et le lieu de stockage des données.
Oui. Les formulaires et le chat du site écrivent directement dans l'API du CRM, avec la source et les données UTM. Les affaires gagnées créent des clients, des commandes ou des projets de facture dans l'ERP ou la comptabilité, et le statut du paiement peut remonter dans le CRM. Avant de développer, nous convenons du système de référence pour chaque champ : les systèmes n'écrasent jamais les données les uns des autres.
Une note additionne des critères d'adéquation, comme le secteur, la taille de l'entreprise et la région, et des critères de comportement, comme les réponses, les visites des pages de prix ou un rendez-vous pris. La confiance vient de la transparence : chaque lead montre quels critères ont produit sa note, et les pondérations sont vérifiées au regard des affaires réellement gagnées. Sans plusieurs mois d'historique propre, des règles simples fonctionnent mieux qu'un modèle.
Seulement si votre processus ne rentre pas dans un CRM standard après une configuration raisonnable, si les licences par utilisateur deviennent très chères pour la taille de votre équipe, ou si le lieu des données ou les exigences d'intégration excluent les produits du marché. Dans la plupart des cas, automatiser un CRM standard est moins cher et plus rapide. Nous vous donnons cette évaluation après la phase de découverte, y compris lorsque la réponse est de garder ce que vous avez.
La capture, l'attribution et les règles de relance dans un CRM existant prennent en général quelques semaines, tests avec de vrais leads compris. Le transfert vers l'ERP ou la comptabilité, le nettoyage des données et le reporting prolongent le projet, selon le nombre de systèmes et d'exceptions. Nous planifions par étapes : la partie qui récupère les leads perdus est mise en service en premier.
Noms, adresses e-mail, notes d'appel et historique des affaires sont des données personnelles. La loi fédérale sur la protection des données (LPD) révisée, en vigueur depuis le 1er septembre 2023, s'applique aux données traitées en Suisse, le RGPD aux personnes dans l'UE. Dans les deux cas, vous devez informer les personnes du traitement, garder les données exactes et sécurisées, répondre aux demandes d'accès et supprimer ce dont vous n'avez plus besoin. Des accès par rôle et des règles de conservation peuvent être intégrés à la configuration du CRM.
Technologies utilisées
TechnologiesCapture des leads, attribution, délais de relance, scoring explicable et transfert des affaires vers la facturation, dans votre CRM ou autour de lui : chaque lead a un responsable et une prochaine étape.