Automazione
Configuriamo ed estendiamo l'automazione CRM della tua azienda: ogni lead viene acquisito con la sua fonte, assegnato al responsabile giusto, seguito entro una scadenza e valutato con criteri visibili. Lavoriamo nel CRM che hai già quando può reggere la logica, e sviluppiamo integrazioni o un livello su misura quando non basta.
L’automazione CRM si fa carico dei passaggi manuali tra l’arrivo di un lead e la chiusura di una trattativa: inserire le richieste nel CRM, decidere chi se ne occupa, ricordarsi di richiamare, spostare le fasi, copiare i dati del cliente nella fatturazione. Sensaria la configura per aziende in Svizzera e all’estero nel CRM che usano già, oppure in un CRM su misura quando il processo non si adatta a un prodotto. La verifica è semplice: ogni lead ha un responsabile e un passo successivo, e il report della pipeline corrisponde a ciò che il team vendite sa. È adatta ad aziende B2B e di servizi, dove anche una sola richiesta persa costa cara.
Parti da dove si perdono i lead, cioè nella maggior parte delle PMI le prime 48 ore. Fai confluire ogni richiesta in un’unica pipeline con la sua fonte, assegnala a un responsabile secondo regole chiare, fissa una scadenza di risposta con escalation e sposta le fasi della trattativa in base a eventi reali, come l’invio di un’offerta o la firma di un contratto. Lead scoring e previsioni vengono dopo, quando i dati su cui si basano sono affidabili.
Un punteggio utile combina l’affinità (settore, dimensione dell’azienda, regione) con il comportamento (pagine visitate, risposte, appuntamenti fissati). Tieni la formula visibile: ogni lead dovrebbe mostrare quali fattori hanno alzato o abbassato il suo punteggio, e le vendite devono poter dissentire. Nel motore di reclutamento di affiliati che abbiamo sviluppato, evidenze, affinità, portata e contattabilità si combinano in un punteggio spiegato, e il modello linguistico non è mai la fonte di verità per un punteggio. I punteggi decidono chi chiamare per primo. Non prendono da soli decisioni su un cliente.
| Situazione | Approccio |
|---|---|
| Pipeline B2B standard; il tuo CRM (HubSpot, Pipedrive, Zoho, Salesforce, Dynamics, bexio o simili) ha funzioni di workflow | Automazione nativa, più integrazione con sito web ed email |
| Ordini, contratti o prenotazioni si trovano in un ERP, in un negozio online o in uno strumento di prenotazione | Un livello di integrazione con un solo sistema di riferimento per ogni campo (integrazioni API) |
| Il processo non si adatta a nessun CRM, oppure le regole sulla localizzazione dei dati sono severe | Un CRM su misura o un modulo su misura accanto al CRM |
Consigliamo un CRM in base al tuo processo, al numero di utenti e alle integrazioni, e te lo diciamo quando quello che hai è già sufficiente.
Automatizzare un CRM disordinato diffonde il disordine più in fretta. Prima di sviluppare definiamo campi ed elenchi di valori, rendiamo alcuni campi obbligatori in fasi specifiche, uniamo i duplicati e decidiamo quale sistema prevale quando due non concordano. Le sincronizzazioni sono idempotenti: ogni record ha una chiave univoca, così una riesecuzione aggiorna invece di duplicare. Le nostre piattaforme di outreach funzionano così, con chiavi univoche su fonti, domini e messaggi inviati, e passano le risposte positive al CRM del cliente tramite la sua REST API. Sullo stesso principio abbiamo sviluppato, come plugin WooCommerce, una sincronizzazione che trasforma gli ordini in trattative. Le automazioni scrivono con un utente di integrazione dedicato, così la cronologia di ogni scheda mostra quali modifiche vengono da una regola e quali da una persona.
I dati del CRM sono dati personali: per i dati trattati in Svizzera vale la legge federale sulla protezione dei dati (LPD) riveduta, in vigore dal 1° settembre 2023, per le persone nell’UE il RGPD. In pratica significa indicare nell’informativa sulla privacy quali dati raccogli e perché, mantenerli corretti, limitare gli accessi in base al ruolo, poter rispondere a una richiesta di accesso e cancellare i dati che non ti servono più. Se il CRM conserva i dati in un altro Paese, verifica le garanzie che il fornitore offre per quel trasferimento. Integriamo regole di conservazione e accessi basati sui ruoli nell’automazione, invece di lasciarli a un documento di policy.
| Fattore | Perché conta |
|---|---|
| Pipeline e fasi | Ognuna ha le proprie regole, i propri campi obbligatori e i propri report |
| Fonti dei lead | Ogni modulo, chat, marketplace o lista di un evento richiede una propria mappatura |
| Passaggio a ERP e contabilità | La creazione di ordini e fatture deve seguire le regole della contabilità |
| Dati esistenti | Duplicati e campi incoerenti vanno ripuliti prima dell’automazione |
| Scoring e reportistica | Punteggi e previsioni affidabili richiedono storico e tempo per la verifica |
| Formazione e adozione | L’automazione funziona solo se il team continua a usare il CRM |
Dopo una breve analisi inviamo un preventivo a prezzo fisso o per fasi. La prima fase copre di solito acquisizione, assegnazione e follow-up, perché è lì che si recuperano prima i lead persi.
L’automazione CRM fornisce segmenti e consensi alla marketing automation, attiva email e SMS e riceve lead qualificati da un chatbot. Il quadro completo è nella pagina della soluzione di automazione delle vendite. Se non sai da dove iniziare, leggi automazione CRM: da dove cominciare.
Abbiamo sviluppato in prima persona pipeline in stile CRM: ricerca dei contatti, punteggi, code di approvazione, dashboard basate sui ruoli e passaggio al CRM del cliente, nella piattaforma di outreach verso startup e nelle sue istanze gemelle. Questo determina il modo in cui configuriamo un CRM per te: regole esplicite, punteggi visibili, sincronizzazioni idempotenti e una documentazione che il tuo team può mantenere. Sensaria AG è un’azienda svizzera e lavora in italiano, tedesco, francese e inglese.
Cosa comprende
Moduli web, chat, richieste via email e liste di contatti raccolti alle fiere confluiscono in un'unica pipeline, con fonte, parametri UTM e riconoscimento dei duplicati.
Assegnazione per regione, lingua, linea di prodotto o carico di lavoro, a rotazione all'interno di un team, con un sostituto quando qualcuno è assente.
Fasi definite da eventi reali, come offerta inviata o contratto firmato, campi obbligatori per ogni fase e un elenco fisso di motivi di perdita.
Scadenze di risposta con escalation, email di follow-up inviate dall'indirizzo del responsabile, promemoria per le offerte rimaste senza risposta.
Affinità e comportamento combinati in un punteggio che mostra quali fattori lo hanno generato, verificato rispetto alle trattative effettivamente vinte.
La persona giusta viene informata dell'evento giusto: avvisi immediati per i nuovi lead caldi, un riepilogo giornaliero per tutto il resto.
Le trattative vinte creano cliente e ordine nell'ERP e una bozza di fattura nella contabilità; lo stato del pagamento torna nel CRM.
Tempi di risposta, conversione per fonte e velocità della pipeline calcolati dalla cronologia delle fasi, non da report compilati a mano.
Scenari tipici
I moduli di tutti i siti e i contatti scansionati alle fiere arrivano in un'unica pipeline con la loro fonte e vengono confrontati con i clienti esistenti.
Offerte create dal CRM, promemoria quando restano senza risposta, e ordine e fattura creati in automatico all'accettazione.
Una trattativa vinta apre il progetto di onboarding, avvisa chi deve eseguire il lavoro e copia il perimetro concordato: nessuno deve ribattere il contratto.
I potenziali partner vengono individuati, qualificati e seguiti in una pipeline dedicata, con passaggi di approvazione prima del primo contatto.
Le trattative senza attività da un certo periodo vengono elencate con un motivo e un passo successivo suggerito al responsabile.
FAQ
Automazione CRM significa che il CRM svolge da solo il lavoro di routine delle vendite: crea contatti e trattative da moduli web ed email, li assegna alla persona giusta, imposta attività e promemoria, invia i follow-up, sposta le trattative di fase quando un'offerta viene inviata o firmata e passa le trattative vinte alla fatturazione. Il team vendite dedica il suo tempo alle conversazioni invece che all'inserimento dei dati.
Dipende dal processo di vendita, dal numero di utenti, dalle lingue e dai sistemi a cui il CRM deve collegarsi. HubSpot, Pipedrive, Zoho, Salesforce e Microsoft Dynamics sono scelte diffuse, e in Svizzera bexio copre le esigenze CRM di base per le aziende che lo usano già per la contabilità. Confronta il prezzo per utente con le dimensioni del tuo team, le funzioni di workflow incluse in quel piano specifico e il luogo in cui vengono conservati i dati.
Sì. I moduli e la chat del sito inviano i dati direttamente all'API del CRM, con fonte e parametri UTM. Le trattative vinte creano clienti, ordini o bozze di fattura nell'ERP o nella contabilità, e lo stato del pagamento può tornare nel CRM. Prima di sviluppare concordiamo quale sistema è responsabile di ogni campo, così i sistemi non si sovrascrivono mai i dati a vicenda.
Un punteggio somma criteri di affinità, come settore, dimensione dell'azienda e regione, e di comportamento, come risposte, visite alle pagine dei prezzi o un appuntamento fissato. La fiducia nasce dalla trasparenza: ogni lead mostra quali fattori hanno prodotto il suo punteggio, e i pesi vengono verificati rispetto alle trattative effettivamente vinte. Senza qualche mese di storico pulito, regole semplici funzionano meglio di un modello.
Solo se il tuo processo non si adatta a un CRM standard nemmeno dopo una configurazione ragionevole, se le licenze per utente diventano molto costose per le dimensioni del tuo team o se i requisiti sulla localizzazione dei dati o sulle integrazioni escludono i prodotti esistenti. Nella maggior parte dei casi automatizzare un CRM standard è più economico e più rapido. Ti diamo questa valutazione dopo la fase di analisi, anche quando la risposta è tenere quello che hai.
Le regole di acquisizione, assegnazione e follow-up in un CRM esistente richiedono di solito qualche settimana, compresi i test con lead reali. Il passaggio a ERP o contabilità, la pulizia dei dati e la reportistica allungano il progetto, a seconda di quanti sistemi ed eccezioni sono coinvolti. Pianifichiamo per fasi, così la parte che recupera i lead persi va in produzione per prima.
Nomi, indirizzi email, note delle telefonate e storico delle trattative sono dati personali: per i dati trattati in Svizzera vale la legge federale sulla protezione dei dati (LPD) riveduta, in vigore dal 1° settembre 2023, per le persone nell'UE il RGPD. Devi informare le persone sul trattamento, mantenere i dati corretti e sicuri, rispondere alle richieste di accesso e cancellare ciò che non ti serve più. Accessi basati sui ruoli e regole di conservazione si possono integrare nella configurazione del CRM.
Tecnologie che usiamo
TecnologieAcquisizione dei lead, assegnazione, scadenze di follow-up, lead scoring spiegabile e passaggio delle trattative alla fatturazione, nel tuo CRM o attorno a esso: ogni lead ha un responsabile e un passo successivo.